GIANYAR, Kilasbali.com – Dinas Perhubungan (Dishub) Kabupaten Gianyar melakukan pemusnahan terhadap 11.103 berkas arsip inaktif yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna administrasi, hukum, maupun pertanggungjawaban lainnya.
Pemusnahan berlangsung di halaman Kantor Dishub Gianyar, Selasa (11/11). Sebagian besar arsip merupakan surat-surat dan SPJ dari tahun 2017 hingga tahun 2021.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin pencacah yang dilakukan oleh Sekretaris Dinas Perhubungan Kabupaten Gianyar Made Sukania Dwiyani Prajnya Paramita, disaksikan oleh Kabid Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Gianyar, Perwakilan Inspektorat Daerah, serta Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar.
Sekretaris Dinas Perhubungan Gianyar Prajnya Paramita menyampaikan bahwa kegiatan pemusnahan arsip merupakan bentuk komitmen Dinas Perhubungan dalam mewujudkan tertib arsip dan efisiensi pengelolaan dokumen di lingkungan kerja.
“Kami melaksanakan pemusnahan arsip ini berdasarkan ketentuan yang berlaku, yakni sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan telah memperoleh persetujuan dari Lembaga Kearsipan Daerah bersama tim. Arsip yang dimusnahkan telah diverifikasi dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna lagi,” jelasnya.
Ditambahkan Prajnya Paramita bahwa proses pemusnahan arsip telah melalui proses panjang mulai dari pengumpulan arsip, pembentukan tim penilai pemusnahan yang berisikan unsur Inspektorat, Bagian Hukum dan Lembaga Kearsipan.
Dilanjutkan dengan penilaian dan penyeleksian arsip yang masuk daftar arsip yang akan dimusnahkan, hingga penilaian arsip yang layak untuk dimusnahkan.
Prajnya Paramita menjelaskan, pemusnahan arsip tidak hanya bertujuan untuk mengurangi penumpukan dokumen, tetapi juga sebagai langkah menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi milik instansi pemerintah.
“Dengan tertib arsip, kami bisa lebih fokus pada pelayanan publik yang cepat dan akurat, karena data yang disimpan benar-benar relevan dan bermanfaat,” imbuhnya.
Dengan dilaksanakannya pemusnahan arsip Dinas Perhubungan Kabupaten Gianyar menegaskan komitmennya untuk mendukung program Pemerintah Kabupaten Gianyar dalam mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang tertib, efektif, dan akuntabel.
Kabid Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Gianyar Ida Bagus Putu Gede Mayun memaparkan bahwa tujuan pemusnahan untuk mengurangi jumlah arsip yang ada di unit pencipta. Dijelaskannya bahwa arsip yang boleh dimusnahkan ialah arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna atau yang nilai gunanya sudah menurun seperti SPJ atau surat-surat.
“Arsip yang sudah habis masa retensinya wajib dimusnahkan. Kalau yang memiliki keterangan permanen wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan. Karena lembaga kearsipanlah yang mengelola kearsipan yang bersifat permanen,”jelasnya.
Arsip yang bersifat permanen atau arsip statis dijelaskan Ida Bagus Mayun seperti Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, MoU, tapal batas dan arsip vital lainnya yang perlu diselamatkan. Ida Bagus Mayun juga mengapresiasi Dinas Perhubungan yang telah bisa melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan aturan pada JRA. (ina/kb)
